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Política de tratamiento de datos personales

Qué datos recogemos, para qué los usamos y cómo puedes conocerlos, corregirlos o pedir que los borremos.

Esta política explica cómo Zektra Soluciones Digitales («Zektra», «nosotros») trata los datos personales que recibe a través de zektra.co, del correo electrónico y de la relación comercial con clientes y proveedores. Cumple con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen o complementen.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
  • Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
  • Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
  • Transferencia y transmisión: envío de datos a un responsable (transferencia) o a un encargado (transmisión), dentro o fuera de Colombia.

3. Qué datos recolectamos

  • Formulario de contacto: nombre, correo electrónico, empresa (opcional), servicio de interés y el mensaje que nos escribes.
  • Correo y llamadas: los datos de contacto y la información que compartas al escribirnos o en reuniones.
  • Clientes y proveedores: datos de identificación, contacto, facturación y los necesarios para ejecutar el contrato.
  • Datos técnicos: al visitar el sitio, nuestro proveedor de alojamiento registra de forma automática datos como la dirección IP, el navegador y las páginas solicitadas, con fines de seguridad y funcionamiento.

No solicitamos datos sensibles (como origen racial, salud, orientación sexual, convicciones religiosas o políticas, ni datos biométricos). Te pedimos no incluirlos en tus mensajes. Si los recibimos, no los usaremos y los eliminaremos.

4. Para qué usamos tus datos

  • Responder tus mensajes, consultas y solicitudes de cotización.
  • Preparar, enviar y hacer seguimiento a propuestas comerciales.
  • Ejecutar los contratos de servicios: comunicación del proyecto, entregas, soporte y facturación.
  • Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
  • Enviarte información sobre nuestros servicios o contenidos, solo si lo autorizaste. Puedes pedir que dejemos de hacerlo en cualquier momento.
  • Mantener la seguridad del sitio y prevenir usos fraudulentos.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales a terceros.

5. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
  • Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
  • Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
  • Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  • Acceder gratis a tus datos personales que sean objeto de tratamiento.

6. Cómo ejercer tus derechos

Las consultas y reclamos se atienden en comunicaciones@zektra.co, canal responsable de la atención de peticiones relacionadas con datos personales. En tu solicitud incluye tu nombre, el medio para responderte, la descripción de lo que pides y, si aplica, los documentos que quieras hacer valer. Podemos pedirte que verifiques tu identidad antes de responder.

Consultas

Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos la ley, puedes presentar un reclamo. Si está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes que lo completes; si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe. Respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

7. Autorización

Pedimos tu autorización de forma previa, expresa e informada. En el formulario de contacto la das al marcar la casilla de aceptación antes de enviar el mensaje; cuando nos escribes directo por correo, la das con esa conducta inequívoca después de haber tenido acceso a esta política. Conservamos prueba de la autorización.

8. Proveedores y transferencia internacional

Para operar el sitio y el correo usamos proveedores tecnológicos que actúan como encargados y pueden almacenar los datos en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos:

  • Vercel Inc.: alojamiento del sitio web y del formulario de contacto.
  • Resend: envío del correo que genera el formulario de contacto.
  • El proveedor de correo electrónico que usamos para comunicarnos contigo.

Con la aceptación de esta política autorizas esa transmisión internacional. Elegimos proveedores que aplican medidas de seguridad adecuadas y que solo usan los datos para prestarnos el servicio. Solo compartiremos tus datos con autoridades cuando una norma o una orden judicial o administrativa lo exija.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexión cifrada (HTTPS), acceso restringido a las cuentas donde se almacenan los datos y autenticación segura. Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a los titulares afectados según la ley.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de edad. No recolectamos de forma intencional datos de menores. Si un menor nos escribe, eliminaremos sus datos salvo que su representante legal autorice el tratamiento, respetando siempre su interés superior.

11. Tiempo de conservación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas: los de contactos comerciales, hasta por dos (2) años desde la última comunicación; los de clientes y proveedores, durante la relación contractual y el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales (en general, diez (10) años). Cumplido ese plazo, los suprimimos o anonimizamos.

12. Cambios y vigencia

Esta política rige desde la fecha indicada en esta página. Las bases de datos estarán vigentes mientras Zektra desarrolle su actividad. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos aquí y, cuando cambien las finalidades, te pediremos una nueva autorización.